各研究生培養(yǎng)單位：

畢業(yè)生檔案整理和寄送工作是畢業(yè)生離校工作的重要環(huán)節(jié)。按照學(xué)校檔案館畢業(yè)工作要求，同時為深入推進(jìn)校院兩級管理體制改革，理順檔案工作體制機(jī)制，確保我校畢業(yè)研究生檔案及時、準(zhǔn)確寄往各相關(guān)單位，現(xiàn)將檔案整理、寄送及后續(xù)有關(guān)工作通知如下：

一、畢業(yè)研究生人事檔案整理轉(zhuǎn)遞工作流程

（一）學(xué)院領(lǐng)取相關(guān)檔案材料

1.領(lǐng)取材料內(nèi)容：

（1）碩士/博士畢業(yè)生檔案袋、業(yè)務(wù)檔案盒；

（2）學(xué)位研究生錄取登記表。

2.領(lǐng)取時間地點(diǎn)：2022年5月26日——2022年5月27日,研究生院學(xué)生管理科和招生管理科；

3.領(lǐng)取相關(guān)材料必須簽字確認(rèn)。

（二）學(xué)院整理檔案材料

    1.畢業(yè)研究生按《研究生人事檔案目錄》整理人事檔案材料；

    2.畢業(yè)研究生按《研究生業(yè)務(wù)檔案材料目錄》整理業(yè)務(wù)檔案材料；

    3.各學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生人事檔案的審核、粘貼密封條并蓋章，以及業(yè)務(wù)檔案的審核工作。

（三）學(xué)院轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)檔案至研究生院：

    1.時間地點(diǎn)：5月30日——6月1日（三天），研究生院學(xué)位管理科（10110室）

    2.要求：

    （1）業(yè)務(wù)檔案所有材料均不需要裝訂；

    （2）所有材料需加蓋學(xué)院公章；

    （3）按要求完成業(yè)務(wù)檔案盒的填寫：用鉛筆在業(yè)務(wù)檔案盒側(cè)脊自上而下標(biāo)明學(xué)院、學(xué)生姓名、學(xué)號；檔案材料分別按博士、碩士學(xué)號從小到大排列；

    （4）研究生業(yè)務(wù)檔案目錄所列條目為所有項，畢業(yè)生業(yè)務(wù)檔案中沒有的條例打印目錄時“份數(shù)”填“0”；

    （5）論文定稿（含簽名）：碩士研究生一式兩份，博士研究生一式三份，業(yè)務(wù)檔案盒中放1本，剩下以學(xué)院為單位提交研究生院。

二、研究生人事檔案郵寄工作安排

（一）畢業(yè)研究生報到證辦理

    1.研究生院將統(tǒng)一分兩批次集中辦理畢業(yè)研究生報到證，第一次集中辦理報到證時間預(yù)計為5月23日左右；

    2.定向生原則上統(tǒng)一由研究生院辦理報到證至定向單位。

（二）畢業(yè)研究生檔案郵寄

1.研究生院將統(tǒng)一郵寄集中辦理了報到證、檔案整理完成并封檔的畢業(yè)生人事檔案，僅集中郵寄一次；

2.辦理完成相關(guān)手續(xù)的畢業(yè)生，登錄研究生管理系統(tǒng)填報檔案郵寄信息，研究生院通過中國郵政“EMS”檔案郵寄專用通道寄送；

3.未辦理報到證、檔案不完整的畢業(yè)生人事檔案由學(xué)院負(fù)責(zé)保管以及后續(xù)的寄送工作。

三、其他注意事項

（一）嚴(yán)肅檔案管理紀(jì)律。

1.各培養(yǎng)單位要高度重視檔案工作，必須指派一名老師作為畢業(yè)生檔案整理寄送工作的負(fù)責(zé)人，根據(jù)檔案整理要求和時間進(jìn)度表，完成本單位畢業(yè)研究生檔案整理和寄送工作；

2.不得委派研究生單獨(dú)領(lǐng)取、整理和寄送學(xué)生檔案；

3.各種檔案材料的轉(zhuǎn)遞需要清單明確，負(fù)責(zé)老師簽字確認(rèn)；

4.嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全，嚴(yán)禁擅自涂改、偽造，嚴(yán)禁為他人改動檔案信息提供方便，嚴(yán)禁本人查閱或借用本人及直系親屬檔案。

（二）規(guī)范檔案產(chǎn)生過程

1.確保檔案材料必須完整齊全；

2.確保檔案簽章完整規(guī)范；

3.確保檔案內(nèi)簽字規(guī)范：黑色。

 

 

  

吉首大學(xué)研究生院

2022年5月18日